Vi tror ikke det er en overdrivelse: Uten kaffemaskina faller makten i arbeidslivet på færre hender. Det er i hvert fall en store fare for det.
For, vi trenger de uformelle samtalene i de uformelle settingene for å dele informasjon vi i utgangspunktet ikke visste eller trodde var viktig. Informasjon, relasjoner og makt går hånd i hånd.
Og akkurat dette gjør oss bekymret, nå som Corona-tiltakene straks går inn i sitt andre år: Digitaliseringen kan ikke kompensere for kaffemaskina.
Kan ikke kompensere
Delta i debatten?
Har du noe på hjertet og ønsker å delta i debatten?
Send oss en e-post på debatt@fofo.no.
Det siste året har vist oss ettertrykkelig hvor avhengig vi mennesker er av hverandre. Man skulle nok kunne tro at det var noe vi visste fra før, men for dem som ikke hadde fått det med seg tidligere, burde i hvert fall de siste månedene ha bevist dette enkle faktum. Mennesker trenger mennesker, vi er sosiale skapninger som er helt avhengig av kontakt og fysisk nærhet.
Mangelen på de uformelle samtalene bidrar til konsolideringen av gamle maktstrukturer.
I Norge har vi vært heldige nok til å ha etablert en samfunnsstruktur forut for Covid-19, som i så stor grad har omfavnet digitaliseringen som en grunnleggende forutsetning at vi hadde et relativt stort spillerom da samfunnet ble stengt ned i fjor.
Like fullt har det siste året bevist at digitale hjelpemidler i seg selv ikke er nok. Ikke bare er vi avhengige av en god og robust digitaliseringskultur for å skape et godt arbeidsliv; digitale hjelpemidler kan fortsatt ikke kompensere fullt ut for de uformelle samtalene som skjer foran nettopp kaffemaskina.
Gamle maktstrukturer
I arbeidslivet tror vi det kan være i dette at en av de store utfordringene i tiden som kommer, ligger skjult.
Mangelen på de uformelle samtalene bidrar til konsolideringen av gamle maktstrukturer. For, informasjon er makt og informasjon tilgjengeliggjøres i samhandling mellom mennesker.
Når mennesker ikke møtes fysisk, er ikke formell kommunikasjon tilstrekkelig.
Vi trenger møteplasser, der kroppsspråk, øyekontakt, himling med øyne, fortrolige blikk og hvisking snappes opp
Og uformell jobbrelatert kommunikasjon er vanskelig gjennom digitale verktøy. Ville du tatt en uformell kaffe og drodlet litt på Teams, litt sånn uten mål og mening?
De fleste av oss står over den kaffen på Skype til lunsjen. Da tar vi oppvasken i stedet. Det kan være flott med et ryddig hus og større tilstedeværelse i hjemmet, men det går på bekostning av noe.
Fordelene
Digitaliseringen skal gjøre det lettere å samhandle. Dette ligger i kjernen av digitaliseringen, nemlig at den skal hjelpe oss. Den skal bidra til at interaksjonen og samspillet mellom mennesker forenkles, og at vi slipper å reise for å møtes.
Slik sett er det ikke underlig at vi raskt ble avhengige av digitale hjelpemidler og at vi i så stor grad har omfavnet digitaliseringsprosessene: Vi knyttes sammen på måter som gjør at geografi ikke lenger betyr noe, vi kommuniserer ofte mer effektivt og mindre tidkrevende, og vi kan forholde oss aktivt til en langt større ansamling mennesker enn før, noe som åpenbart kan ha sine fordeler.
At e-post er revolusjonerende er det liksom ikke mye å si noe på. For, det er utenkelig nå å forestille seg et samfunn uten.
Covid-19 satte kraftig fart i digitaliseringen. Ikke bare med utrulling av tjenester, men også vår digitale kompetanse: Det er utrolig hvor mye man lærer seg, når man må.
Nedstengningen av ikke bare Norge, men store deler av verden, har frembragt en rekke nye praktiske løsninger og med dem også en økt brukermasse. Vi har vent oss til å ta møter på Teams og Zoom og Skype og vi bruker de digitale hjelpemidlene som best vi kan, for at hjemmekontoret skal føles som en arbeidsplass og ikke et isolat.
Skyggeorganisasjonen forsvunnet
Men like fullt er ikke de digitale løsningene ennå gode nok. Vi trenger møteplasser, der kroppsspråk, øyekontakt, himling med øyne, fortrolige blikk og hvisking snappes opp, der innskytelser passer inn i dialogen og der sosial småprat kan få utfolde seg. Fraværet av nettopp det, kan ha uheldige konsekvenser. Det er særlig med tanke på makt.
Alle organisasjoner og bedrifter har en rekke uformelle strukturer, der folk som kjenner hverandre eller er fortrolige med hverandre, også utveksler informasjon og hjelper hverandre, selv om de i sine formelle roller ikke nødvendigvis skal gjøre det.
Når korona-tåka letter har vi en jobb foran oss med relasjonsbygging.
Det betyr at «vennskap og kjennskap» er en viktig del av en organisasjons indre liv. Dette kan slå begge veier, både ved at formelle strukturer og roller undermineres, eller at oppgaver også løses mer effektivt ved at man ikke bare gjør seg avhengig av formaliteter for å kunne løse en oppgave.
I organisasjonsteoretisk sammenheng kaller vi gjerne dette for «skyggeorganisasjonen», som altså henviser til de uformelle relasjonene som eksisterer i alle organisasjoner. Alle organisasjoner er avhengig av disse skyggeorganisasjonene for å fungere, de er der og de er ukontrollerbare og selvorganiserende.
Relasjoner utvikler seg når mennesker møtes, i møter, i gangene på jobb, eller altså over kaffemaskinen. Det er nettopp derfor alle bedrifter med respekt for seg selv og som har fokus på sin organisasjonskultur, installerer en kaffemaskin.
En jobb å gjøre
Men nå, som vi sitter på hver vår tue, har disse uformelle møteplassene forsvunnet. Det er grunn til bekymring. Vi har nok blitt dyktigere til å utføre oppgaver over digitale plattformer. Det går an å samhandle på disse plattformene for en stund, og de bøter langt på vei på manglene som Covid-19 har påført oss, men kreativiteten, drodlingen og byggingen av nye nettverk forsvinner.
Det hender vi hører enkelte si: «vi har så mange og gode digitale løsninger nå at vi knapt trenger å møtes fysisk lenger!»
For noe tull. Det er heller slik at et minimum av fysiske møter er kritisk for virksomheten. Når korona-tåka letter har vi en jobb foran oss med relasjonsbygging.
Informasjonsflyt og deling av kunnskap er sentralt i hvordan en organisasjon eller bedrift fungerer. Den som vet mye, står gjerne bedre rustet til å ta riktige beslutninger, til å handle, til å samhandle og til å navigere, enn den som ikke vet. Informasjon og kunnskap gir makt.
Selv om det i velfungerende virksomheter er prosesser og mekanismer på plass som sørger for at informasjonen deles med de som i kraft av sine roller bør ha informasjonen tilgjengelig, er det like fullt slik at formelle prosesser og kanaler ikke er tilstrekkelige for å sørge for tilgangen på nok informasjon.
Digitalisering er ikke nok
Vi mennesker deler informasjon med dem vi kjenner. Vi sparrer med kolleger og venner, vi lufter problemstillinger. Og vi snakker fortrolig med folk som ikke nødvendigvis innehar de formelle rollene som tilsier at vi skal gi dem den informasjonen vi gjør. Kunnskap er et relasjonelt, ikke et individuelt, fenomen. Å dele informasjon er på mange måter å gi noen makt og å hjelpe de rundt oss.
Hvordan vi skal kompensere for digitaliseringens begrensninger er vanskelig å si. Det er lett å peke på at det hviler et stort ansvar på virksomhetssledere i hvordan de håndterer og tilrettelegger for kommunikasjon mellom de ansatte under corona-pandemien. Men, man kan like gjerne peke på hver enkelt av oss, å be oss alle være både kreative og inkluderende.
Men det leder oss uansett tilbake til paradokset der vi startet: At digitaliseringen er en nødvendig forutsetning for at vi skal kunne kommunisere. Og at den like fullt ikke er nok.
